上班前的15分鐘,決定了你一天的工作效率
作 者:彭小六 來(lái) 源:簡(jiǎn)書(shū)發(fā)表日期:2016-10-14
如何開(kāi)啟一天高效率的工作?每天從頭忙到下班,好像什么都沒(méi)干?忙死了,但是一點(diǎn)成就感都沒(méi)有?
其實(shí)這些問(wèn)題都很容易解決,你只要學(xué)會(huì)利用開(kāi)始工作前的15分鐘就行了。
15分鐘能做什么?
大概的流程見(jiàn)下圖,如果沒(méi)有時(shí)間,直接看粗體字就行:
1.設(shè)置好工作區(qū)
開(kāi)始一天工作前的第一步,就是講環(huán)境干擾因素控制到最低。所以我們需要對(duì)自己工位的可視范圍內(nèi)的東西進(jìn)行整理。
(1)清理電腦桌面
還在為滿屏幕的文件不知道怎么分類放置煩惱么?
使用fences這個(gè)軟件可以在桌面創(chuàng)建分區(qū),特別適合桌面文件很多的人。
小六的電腦桌面只簡(jiǎn)單的劃分了三個(gè)區(qū)域:
重要不緊急區(qū)域
放重要項(xiàng)目和任務(wù)相關(guān)的文件
日常工作區(qū)域
日常辦公進(jìn)行需要訪問(wèn)的文件夾快捷方式,將工作內(nèi)容每日備份
臨時(shí)區(qū)
放臨時(shí)產(chǎn)生的文件,便于每日清理
創(chuàng)建桌面分區(qū)
整理快捷方式
(2)清理辦公桌面
小六工作的頭幾年,桌面是這樣的:
現(xiàn)在的工作區(qū)是這樣的:
你會(huì)發(fā)現(xiàn),原來(lái)的桌面的各種小物件全部不見(jiàn)了。
A4紙是二次利用的,這樣可以隨時(shí)寫下一些想法和代辦事項(xiàng)。
(3)水杯倒?jié)M
清潔水杯,泡上一杯咖啡或者茶,這樣在開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)的時(shí)候,就不會(huì)因?yàn)榭诳识袛喙ぷ?,起身再去做這些事情了。
(4)手機(jī)靜音
將手機(jī)調(diào)成靜音,這樣在開(kāi)放式的辦公區(qū)域,就不會(huì)打擾到其他同事。
不給別人制造麻煩,就是修養(yǎng),不是么?
(5)查看郵件(不回復(fù))
查看郵件,知道有哪些需要回復(fù),哪些需要處理,哪些只是知悉就夠了。
所以為什么要提倡大家寫一個(gè)高效的郵件標(biāo)題,因?yàn)橛袝r(shí)候你只需要看標(biāo)題,就知道事情的內(nèi)容和輕重緩急了。
2.查看待辦清單(1)建立
GTD(Get Things Done)的第一步,就是收集自己所有的代辦事項(xiàng)。
每日清單管理
(2)實(shí)時(shí)更新
當(dāng)有新的事務(wù)產(chǎn)生的時(shí)候,你可以通過(guò)PC端或者PC段的任務(wù)清單軟件實(shí)時(shí)添加。
它的一個(gè)處理流程你就要熟練于心:
時(shí)間管理GTD.png
(3)上班前查看
上班前的15分鐘,小六會(huì)選擇查看計(jì)劃內(nèi)的今日代辦事項(xiàng)。
然后再將待辦清單全部瀏覽一遍,挑選一些任務(wù)設(shè)定為今日完成。
(4)設(shè)定最后期限和任務(wù)的7天響應(yīng)周期
代辦事項(xiàng)中特別需要注意的是,快要到最后期限的任務(wù)。
另外,如果別人拜托你一件事情,但是沒(méi)有告訴你截止時(shí)間,你可以設(shè)置7天后為截止時(shí)間,這樣做的原因是,一是對(duì)方可能不知道這件事情你能做多久,二是,你自己也不太清楚這個(gè)事項(xiàng)的具體內(nèi)容。所以設(shè)定7天為期限,7天內(nèi)給對(duì)方答復(fù),如果確定了內(nèi)容,可以重新創(chuàng)建任務(wù)。
3.確定當(dāng)天最重要的三件事
每日清單確定之后,是不是就可以開(kāi)始干活了呢?
根據(jù)80/20法則,往往最重要的20%的工作決定了你80%的工作成效。
所以我們要學(xué)會(huì)認(rèn)清楚哪些是對(duì)我這個(gè)崗位最重要的20%。
《吃掉那只青蛙》這本書(shū)中說(shuō),如果每天一開(kāi)始,你能吃掉一直青蛙,這一天里面就沒(méi)有什么能難倒你的事情了。
“青蛙”就是最重要的事情。每天挑選最重要的三件事情,然后專注去完成他們。即使你只做完第一個(gè),后面沒(méi)有完成,也是很有成就感的一件事情,因?yàn)樽钅荏w現(xiàn)你的工作績(jī)效的事情,你完成了。
標(biāo)記今天的重要事項(xiàng)
4.用番茄鐘估算時(shí)間
如果你不會(huì)估算自己的工作,你會(huì)發(fā)現(xiàn)經(jīng)常一天下來(lái)排了很多任務(wù),但是每次都做不完。
原本以為幾分鐘就可以搞定的,結(jié)果花了1個(gè)小時(shí)。
所以提高自己的工作效率,就是并不是說(shuō)提高速度,而是讓自己越來(lái)越精確的判斷一件事情自己要花費(fèi)的時(shí)間。
做自己職業(yè)的精算師。通過(guò)番茄估算,如果你發(fā)現(xiàn)工作8小時(shí)里面,你的番茄鐘數(shù)量超過(guò)10個(gè),說(shuō)明工作量可能偏大了。需要加班或者將一些不重要的任務(wù)從今日代辦中移除出去。
所以,使用番茄鐘來(lái)進(jìn)行估算時(shí)間,番茄鐘的好處是,25分鐘為一個(gè)單位。執(zhí)行起來(lái)也很方便,你只需要使用番茄鐘APP來(lái)進(jìn)行記錄就行了。
而且番茄鐘的核心功能是,保持專注,讓你保護(hù)自己的整塊時(shí)間,減少碎片時(shí)間的出現(xiàn)。
使用番茄估算法
5.完成自己的需求再幫助別人
好啦,15分鐘時(shí)間你會(huì)發(fā)現(xiàn)你做了上面這么多事情。
最重要的是,這個(gè)15分鐘的整理讓你對(duì)今天的工作有了大概的認(rèn)識(shí),你是會(huì)忙成狗還是閑的蛋疼,基本上在這15分鐘里面就已經(jīng)確定了。
但是你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)就算開(kāi)啟番茄鐘,被打斷總是難免的。那怎么辦呢?
小六個(gè)人的建議是,除非是你的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)打斷你,其他同事的打斷,你都可以使用下面這個(gè)句型來(lái)回應(yīng):
“我等下找你吧,我正在··· ···”
完成自己的需求再去幫助別人,因?yàn)槟愕男鼠w現(xiàn)在你的產(chǎn)出上,而不是別人給你發(fā)的好人卡。
當(dāng)然,我的老板很開(kāi)明,他一般找我都會(huì)先說(shuō)“6,忙完手上的活,過(guò)來(lái)一下”,你看,一句話就能看出是高段位的職場(chǎng)人士。
最后
這15分鐘是在如果在上班前完成,意味著你每天都比身邊的同事早一步進(jìn)入工作狀態(tài)。
所以,要不要試試比平時(shí)提早15分鐘到公司呢?