職位老升不上去 只怪郵件沒玩好

來 源：未知發(fā)表日期：2016-06-03

　　雖然電子郵件僅是職場中的一種溝通工具，而不是一份工作。但是它關(guān)乎你的職業(yè)形象，是一個既能拉你入地獄，也能助你高升的溝通工具。關(guān)鍵是看會不會用。不要說這是雕蟲小技。從收到、回復、發(fā)送中，你要判斷的事情很多。

　　方便?隨便?傻傻分不清楚

　　打開郵箱，收到一封群發(fā)郵件，回還是不回?是回復全部還是單獨回復?

　　幾乎所有職場專家的建議都是：除非絕對必要，不要點擊“全部答復”的選項。專家認為，僅用”回復”，可以減少對別人帶來不必要的麻煩。如果需要抄送給其他人，就選擇性的添加收件人。

　　“回復全部”視乎成了一件忌諱莫深的事情。但世界經(jīng)理人網(wǎng)友” steven-l “卻認為，這不需要忌諱，關(guān)鍵是巧用、妙用。“在對操作流程、標準、制度頒布、說明時，不能一個一個發(fā)郵件，作說明，必須使用全部回復，讓中層以上的領(lǐng)導都知曉、了解。大家對新辦法的看法、討論應該是透明的。包括最后定版，也要讓大家都知道。至于不好的事情，應該一對一處理，根本不需要抄送其它人，也不存在全部回復。”

　　《高效冠軍》一書中，指出了發(fā)送電子郵件常犯的九大錯誤中，其中包括：有錯別字;沒有及時回復郵件;郵件回復給錯誤的對象;通過郵件溝通緊急事件，結(jié)果耽誤處理時間;濫用電子郵件模版，而非針對性的個性化處理;過度依賴電子郵件，取代面對面的溝通;附件不明確，無法打開;使用不明確的、讓人混淆的企業(yè)電子郵箱地址。

　　對照看看，你中了幾招?偶爾有錯別字，在所難免也情有可原。你需要反思的是，在每一封郵件發(fā)出之前，有沒有認真檢查過?你是否也曾經(jīng)用電子郵件來打嘴仗­為了備份，你是否將全部事情都用郵件溝通，而忘了拿起電話，溝通充滿爭議或復雜的事情­

　　電子郵件是工具不是武器;發(fā)送郵件是為了方便，但切勿隨便。

　　怎樣做既高效又專業(yè)

　　微軟在關(guān)于“打斷”的研究中發(fā)現(xiàn)：處于工作中的人，平均每10.5分鐘就會被打斷一次。每個中斷平均要花費23分鐘把注意力重新調(diào)整到工作中。如果我們每天設(shè)定固定幾個時間點查看郵件，就會減少郵件干擾，提高工作效率。設(shè)置“不查看郵件”的時間，將更多精力集中在解決重要事情上。

　　比爾•蓋茨每天會收到400萬封的電子郵件，其中大部分是垃圾郵件。其他經(jīng)理人也有類似困擾。他們處理電子郵件有三個秘訣：

　　第一、采用郵件過濾機制，確保對重要郵件的回復;

　　第二、削減電子郵件總數(shù)目;可要求下屬或同事減少“抄送”或“僅供參考”的郵件。隨著人工智能的發(fā)展，未來用機器人回復部分郵件已不是夢，IBM與谷歌已經(jīng)在行動。

　　第三、先回應，后回復的兩步策略。溝通中沉默會照成恐慌或誤解。收到郵件，先回應”已經(jīng)收到，稍后回復”。此后在承諾的時間內(nèi)，認真閱讀并高效回復。這是明知且專業(yè)的做法。