如何用“半天效率激增模式”來提升工作效率
來 源:未知發(fā)表日期:2015-03-13
如果我說,我們在一年工作中效率最高的一天,就是放假前的一天,有人會(huì)反對(duì)嗎?
本文作者Jeff Shore,是Shore Consulting公司創(chuàng)始人
如果我說,我們在一年工作中效率最高的一天,就是放假前的一天,有人會(huì)反對(duì)嗎?
你一定有過這種感覺:在放假前,你必須用一天事件完成手頭所有工作,否則你在放假期間也要進(jìn)行工作,或是假期結(jié)束之后讓自己變得更忙。
我將這種現(xiàn)象成為“假期前效率激增模式”,在這種模式下,你在回復(fù)郵件的時(shí)候都會(huì)盡量精簡語言,能用一個(gè)字絕對(duì)不用兩個(gè)字;你會(huì)像瘋了一樣處理各種電子表格;當(dāng)有人走進(jìn)你的辦公室和你說話的時(shí)候,你肯定會(huì)對(duì)他喊道:“明天我就要放假了,現(xiàn)在沒時(shí)間聊天!”
我最近剛剛和夫人去夏威夷度了11天的假。為了讓自己得以專心休假,我在離開前的那個(gè)周五也開啟了這種假期前效率激增模式。那一天,我的工作效率出奇的高。
那之后我不禁在想,我是否可以將這種工作狀態(tài)用在平時(shí)的時(shí)候?為什么只有在休假之前我才能這樣工作呢?
半天效率激增模式
昨天下午,我像往常一樣制定第二天工作的計(jì)劃和時(shí)間安排。每天在工作即將結(jié)束的時(shí)候,我都會(huì)做這件事情。制定計(jì)劃和時(shí)間安排,是為了讓我在每一天的工作中都能夠集中精力解決最重要的事情。在每天制定計(jì)劃的過程中,我都會(huì)問自己一個(gè)問題:“明天我最重要的工作是什么?”
我的新方法,就是假裝自己第二天只有半天的時(shí)間可以用來工作,進(jìn)而強(qiáng)迫自己在第二天上午的時(shí)候提高工作效率。
車輪綜合征
在沒有制定計(jì)劃的情況下,我的工作效率會(huì)變得非常的低。
直覺告訴我我需要完成各種任務(wù):郵件、簡報(bào)、報(bào)告等。在這種情況下,在我進(jìn)行真正最重要的工作之前,我會(huì)被各種事情所分心。
而且郵件、簡報(bào)和各種報(bào)告的數(shù)量會(huì)在一天中不斷的增加,在這種情況下你會(huì)變得手忙腳亂。要知道,讓自己連喝水的時(shí)間都沒有,是屬于蠢人的工作方式。更糟糕的是,你很有可能會(huì)將自己寶貴的精力浪費(fèi)在不重要的工作上。
為今天和明天制定工作任務(wù)
今天開始你可以嘗試這樣的做法:下午的時(shí)候,找到明天最主要的任務(wù)。然會(huì)假裝自己明天下午就要去休假,或是要進(jìn)行一次時(shí)長4個(gè)小時(shí)的會(huì)議,強(qiáng)迫自己必須在上午的時(shí)候完成這項(xiàng)任務(wù)。
第二天早上開始工作的時(shí)候,只給自己10分鐘的時(shí)間去回復(fù)郵件,在有限的時(shí)間內(nèi),你只能回復(fù)那些最緊急的郵件,然后開始處理前一天制定的任務(wù)。至于其他不是那么緊急的郵件、簡報(bào)和報(bào)告,留在午飯后去處理吧。相信我,在用一個(gè)上午的時(shí)間處理完主要任務(wù)之后,你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的壓力突然變小了。
工作中總會(huì)有新的任務(wù)在等待你。你要做的就是先解決完最重要的任務(wù),之后你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)世界都煥然一新。