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    3個技巧,解決90%的時間不夠問題

    來 源:未知發(fā)表日期:2018-04-10

     

    今年時間過得特別快,一過完春節(jié),差不多就3月份了。圈外不少學員都說,上班第一周實在太忙了。
    然后就有人問:圈圈,你創(chuàng)業(yè)要對外融資、對內管理,自己還要做課程、寫文章、做演講,而且圈外幾十個學員群,還能經常看到你發(fā)言,時間是怎么安排的?
    這個問題,從我過去做咨詢到現在創(chuàng)業(yè),就不斷被人問起。所以今天就來寫寫時間管理,而且我立個flag:從時間管理的認知到技巧,爭取只用一篇文章寫清楚,以后再也不寫這個話題。 
    先拋結論:大部分人的時間不夠用,不是時間管理的問題,也不是能力不足的問題,更不是意志力的問題,而是源于幾個認知誤區(qū)。
    誤區(qū)1:高估效率的重要性、低估思維的重要性
    有次同事跟我說,他工作效率很低,經常加班,但每天的to do list里還是會剩下一大堆未完成任務。我跟他說,我的工作效率更低。
    他死活不信,于是我連續(xù)一周,記錄了自己的時間流水。一周下來,盤點了一遍,平均每天的有效工作時間在6.5個小時。
    所謂有效工作時間,就是真正全神貫注、有產出的時間,像是上廁所、吃零食、接電話、跟同事說話、發(fā)呆、任務之間切換、被別人問問題等等,都是非有效時間。
    6.5個小時有效,非常高效啊!不過,我可是一天工作12小時的人……看了這個數字,他才相信,我的效率是真的低。
    實際上,如果你是腦力勞動者,你的工作不是重復勞動,那么你的大部分時間都是浪費掉的。因為思考是講究狀態(tài)的。
    今日頭條的創(chuàng)始人張一鳴,說他經過反復調試,最佳的效率狀態(tài)是心情處于輕度喜悅和輕度沮喪之間。
    運動員在大賽之前都會調節(jié)自己,讓自己達到比賽的最佳狀態(tài),其實普通人一樣如此。
    我們在思考一些困難問題的時候,需要全身心投入,而全身心投入往往是體能、情感和思維三者的配合:太餓或者太飽的時候,很難思考;生氣或興奮而無法平靜的時候,很難思考;思維還停留在昨晚的電視劇情節(jié)上,仍然很難思考。
    反而是一些不用思考的重復工作,恰恰有可能一直高效。
    比如給客戶寫一份行業(yè)分析,給你一個模板,然后百度相關的信息填進去,你一天可以分析5個行業(yè);但如果讓你做得深度一些、有自己的見解,一天下來可能真沒什么產出。
    看起來前者更加高效,但這種看起來高效且重復的勞動,會讓你的思維能力長時間停在舒適區(qū),思維的肌肉因為缺乏鍛煉而萎縮。
    何況,未經思考的報告,就不會得到老板和客戶的認可,繼而引發(fā)接下來一系列的問題等待解決,徒增了工作量。
    所以,過度關注工作效率、忽視思考效率,是我們浪費時間的原因之一。
    因為對效率的極致追求,會導致我們給自己分配很多任務,進而覺得時間短、任務重、需要提高效率,所以開始趕工,完全放棄了看似無用思考,一頭扎進去做事。
    但因為沒有思考,所以做事方法有問題,事情做不完、問題越來越多。最終,很多人開始尋求各種效率工具來幫助自己,以至于在工具上花費了巨大精力。
    所以,把目光從“效率”上面拿開,不要糾結一天做了多少個任務,轉而關注“價值”,看看自己一天的價值產出有多大,才是真正省時間的做法。
    誤區(qū)2:高估意志力、低估驅動力
    我們常常會覺得:自己意志力太差,浪費了很多時間。比如很多人會糾結早起問題,他們希望自己早起之后可以去鍛煉、去背單詞、去看書,然而卻因為早上起不來,所以沒有做這些事情,最終把問題歸咎于“自己不能早起”。 
    我之前做咨詢的時候,覺得自己沒有海外讀書的經歷,沒有其他同事的英文好,所以就早起學英文。
    折騰了兩周,總算能夠掙扎著起來,可后來發(fā)現,自己是做到早起了,但起來之后開始東收拾、西磨嘰,最終也沒讀得進幾篇英文。
    后來自己接了一個項目,對方CEO是法國人,每2周就需要跟對方匯報項目進展、結論等等,每次匯報需要提前幾天準備,所以我?guī)缀趺刻於荚诨〞r間演練英文演講。
    所以,不學英文的原因,不在于我不能早起,而在于學英文的動力是不是足。
    我跟一個糾結早起問題的朋友說:你早起是要做什么呢?如果沒什么可做,為什么要早起呢?如果真有那么重要的事情做,你又怎么會起不來呢?  
    實際上,人的意志力是有限的,任何讓自己堅持的事情,都會消耗能量。比如工作太久之后,會想吃垃圾食品,想玩游戲或者看偶像劇,開始控制不了自己,就是因為意志力被耗光了。
    當你堅持早起的時候,其實不是“早起”這件事情累著你,而是“堅持”這件事情累著你了,所以如果你早起靠的是意志力,而不是真的要去做某件事情,那么你會把有限的意志力消耗在“堅持早起”這件沒有實際產出的事情上,導致在其它重要事情上沒有足夠的意志力可用。
    很多事情靠的都不是意志力,而是驅動力。
    驅動力來自哪里呢?有你的動機,你的人生/事業(yè)目標,有deadline,還有外部環(huán)境等等。
    比如,我找到的人生目標是給他人帶來正面影響,然后我開始做圈外,這個目標驅動我克服創(chuàng)業(yè)中一個又一個困難。
    再比如,想提升自己的演講能力,那就去答應做一個演講,為了不在上百人面前丟臉、為了演講deadline,你會有驅動力好好練習的。
    還比如,想讓自己堅持學習,那就跟你的朋友組對,每天把學到的東西講給對方聽,這對成就感驅動的人很有效,圈外很多學員就是這么做的。
    總之,別太相信自己的意志力,而要找到自己的驅動力。
    誤區(qū)3:高估自己的認知、低估原則的作用
    圈外的運營之前經常會為一件事煩惱,就是寫用戶溝通文案。
    難度在于,因為是文字溝通,用戶看不到你的表情、動作、語氣,所以他理解的意思跟你想要傳達的意思往往不同;而且,為了讓用戶都愿意看,字數又不能太多;加之,圈外用戶是付費用戶,期望自然不同。
    所以,經常會發(fā)生一件事情,就是本來通知一個產品更新,是個好事情,結果用戶卻理解為“你怎么又變了”。
    后來,幾乎每次文案都需要很多同事甚至包括我,幫忙一起看和改,非常浪費文案寫作者本人的時間,以及整個團隊的時間。
    但后來我發(fā)現,雖然每次文案內容有所不同、問題也都不同,但問題的類型都差不多。
    所以后來,我讓運營同事把之前的文案修改歷史都拿出來,總結了幾個原則,包括“任何變動都要溝通why”、“最后單獨列出用戶需要的行動”等等,把這些原則貼在明顯可以看到的地方,后來的文案,基本就沒太大問題了。
    我們非常容易高估自己的認知,覺得做錯一次就學到了,以后就能做到了。但其實,錯100次的事情,你也有可能會錯第101次。
    這是因為,你的事情太多了,在做某樣具體事情的時候,你很難把之前的認知都過一遍,挑選出適合這件事情的正確認知,所以才會總犯一樣的錯誤。
    最近很火的《原則》那本書,給我最大的啟發(fā)不是里面一條條原則,而是:用原則來指導自己做事。
    很多復雜的事情,比如運營、比如創(chuàng)業(yè)、比如關系,都可以用一條條原則來指導自己做事。當然,這些原則,需要是自己有過深切體會甚至踩過坑的。
    就說聚焦這件事情,夠簡單吧?我覺得挺簡單的,而且以一個咨詢老司機來說,以前天天跟客戶講聚焦,這件事情就更簡單了。
    但創(chuàng)業(yè)之后,我發(fā)現并不簡單。經常出現的情況是,明明定下了目標和重點,但1個月之后發(fā)現,花的時間都沒有在重要目標上,然后猛然想起“要聚焦”。但一段時間之后又會忘記。
    之后,自己就弄了個原則“只做跟目標最相關的事”,然后把它貼在我每天都能看到的地方,每做一件事情之前就看看,果然好了很多,節(jié)省了公司很多走彎路的時間。
    大道至簡,所有復雜的事情,都應該有簡單的原則可以參考。
    所以說,如果我們能夠放棄對效率的極致追求、用效率換思考,如果我們能夠接受自己意志力有限的事實、讓目標和驅動力引導自己做事;如果我們能夠為所有復雜的事情整理出一些簡單的原則,就能夠讓自己有限的時間產生最大的價值。
    提高效率,從來不是說要在一定時間內做足夠多的事情,而是在一定時間內做足夠有價值的事情。
    最后,針對這些認識誤區(qū),我再給3個自己工作10多年以來覺得最有用的省時間方法,能夠讓你在有限的時間內產出巨大的價值:
    1. 列出自己最重要的幾個目標,放在每天可以看到的地方
    每周、每月、每季度、每年的開始,最重要的事情就是,列出你的10大目標。然后,對這些目標進行排序,最終選出最重要的3個,其它7個劃掉。
    然后把這些目標(3個最重要的以及7個叉掉的)貼在自己每天都能看到的地方。每做一件事情就去對照這個列表,看看它是不是在那3個以內,如果不是,那就想一想“這件事情是不是一定要做”。
    在圈外,我給每位員工(包括我自己)準備了兩塊可以貼在墻上的白板紙,其中一塊就是用來寫自己的工作目標和工作重點,然后每周周會進行回顧。
    2. 列出自己的做事原則
    剛才提到,在圈外每個人有兩塊白板,一塊用來寫目標,那另外一塊用來寫什么呢?就是自己的做事原則。
    你經常犯的錯誤、你覺得重要的認知、你經常做的事情的標準等等,都可以寫在上面,然后定期更新和調整。
    比如對我來說,近期重要的一些原則是:1)跟目標關聯不大的事情不要做;2)別人可以做的事情自己不要做;3)不Scalable的事情不要做。
    3. 找到自己的時間規(guī)律
    前面講到思考需要狀態(tài),最佳狀態(tài)越多,同一時間內思考的產出就越高。那么如何找到最佳狀態(tài)呢?你需要把時間做個切分,因為時間跟時間是不一樣的。
    1)黃金時間:你最能夠集中注意力的長段時間叫黃金時間,因人而異,有些人是清晨,有些人是夜晚,這個時間適合做一些需要深度思考的事情。
    你可以通過多次嘗試找到規(guī)律,比如我自己是早上7點到10點,所以我一般早起,處理一些重要事情,然后再去公司。需要說明的是,這些重要事情不包括回復郵件和消息,而是真的需要深度思考的事情。
    2)常規(guī)時間:每天基本固定的時間叫做常規(guī)時間,比如上下班、吃飯、健身等等,這些時間你可以挖掘一下,適合用來看書、背單詞或者為一件重要的事情積累素材等等。
    總之,就是適合做那些需要動一點腦子、但不需要太深度思考的事情。比如我會在上下班路上聽音頻。
    3)碎片時間:比如等車、排隊、等朋友等等,這些時間可以做一些必須要做的重復勞動,比如我會用來讀新聞、回復郵件等等。
    如果真正能執(zhí)行上面三個方法,時間價值一定會有很大的提升。
    對了,對于女性,我還有另外一個建議就是,找一個低維護成本的老公,就是那些能夠跟你相互促進,而不是你需要花時間去安撫、照顧的巨嬰。
    這個決策,絕對能影響你一輩子的時間價值。
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